Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

FleksiUniversity (en adelante, “la Institucion”) es el responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a traves del sitio web, las plataformas y los servicios digitales que ofrece.

• Dirección: Cra. 19 # 8a-32, Bogotá D.C., Colombia.
• Correo del oficial de proteccion de datos: datos@fleksiuniversity.com
• Telefono: +57 601 353 0000

2. Datos que recolectamos

Para los procesos de admisión, matricula y atencion, podemos recolectar:

• Datos de identificacion: nombres, apellidos, tipo y numero de documento, fecha y lugar de nacimiento, fotografia.
• Datos de contacto: direccion, ciudad, departamento, telefono fijo, celular, correo electronico.
• Datos academicos: colegio de procedencia, año de graduacion, puntaje ICFES Saber 11, programas a los que aplica.
• Datos socioeconomicos: estrato, EPS, situacion laboral.
• Datos de pago: banco emisor, comprobante (no almacenamos numeros completos de tarjeta).
• Datos sensibles (con autorizacion expresa): condicion de discapacidad, pertenencia etnica, datos de salud relevantes para procesos clinicos.
• Datos del nucleo familiar: nombres, telefonos y parentesco de referencias y acudientes.

3. Finalidades del tratamiento

Sus datos seran tratados para:

1. Adelantar el proceso de admisión (recepcion, evaluacion, entrevistas, decisión).
2. Generar el comprobante de pago de inscripcion y la liquidacion de matricula.
3. Enviar comunicaciones relacionadas con el avance de la solicitud.
4. Crear la historia académica una vez admitido.
5. Reportar al SNIES, ICFES, ICETEX y demas entes de supervision cuando la ley lo exija.
6. Contactar referencias personales y familiares cuando se requiera verificación.
7. Atender PQRSD y solicitudes de acceso a información pública.
8. Cumplir con obligaciones contables, tributarias y archivisticas.
9. Realizar encuestas de satisfaccion, evaluacion docente y rendicion de cuentas.
10. Enviar informacion institucional (eventos, becas, oferta) cuando exista autorizacion.

4. Derechos del titular (Habeas Data)

Conforme al articulo 8 de la Ley 1581 del 2012, usted tiene derecho a:

• Conocer los datos personales que la Institucion ha recolectado sobre usted.
• Actualizar y rectificar los datos parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorizacion otorgada (salvo cuando la ley exceptue este requisito).
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Revocar la autorizacion y/o solicitar la supresion de los datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantias constitucionales y legales.
• Acceder gratuitamente a sus datos al menos una vez al mes calendario.

5. Procedimiento para ejercer sus derechos

Para ejercer cualquiera de sus derechos puede:

1. Diligenciar el formulario de PQRSD en /pqrsd seleccionando la categoria “Solicitud de informacion” o “Peticion”.
2. Enviar correo a datos@fleksiuniversity.com indicando: nombres, documento, hechos que dan lugar a la consulta o reclamo, direccion para notificaciones.
3. Presentar solicitud por escrito en nuestras oficinas.

Plazos de respuesta:

• Consultas: 10 dias habiles, prorrogables 5 dias mas.
• Reclamos: 15 dias habiles, prorrogables 8 dias mas.

6. Transferencia y transmision de datos

Sus datos pueden ser compartidos con:

• Entes de supervision y control: SNIES, ICFES, ICETEX, MEN, Ministerio de Salud (cuando aplique a programas clinicos).
• Pasarelas de pago autorizadas (PSE, ACH Colombia) durante el proceso de pago.
• Bancos para validacion de comprobantes y conciliacion.
• Contralorias y auditorias externas.
• Aliados academicos para programas en convenio (con autorizacion previa).
• Proveedores tecnologicos en calidad de encargados (servicios de hosting, correo, AWS).

Toda transferencia internacional cumple con los criterios del articulo 26 de la Ley 1581 (adecuacion del pais receptor o autorizacion del titular).

7. Conservacion de los datos

Los datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas y los plazos de retencion documental establecidos en las Tablas de Retencion Documental de la Institucion, conforme al Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nacion.

8. Medidas de seguridad

La Institucion implementa medidas tecnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra adulteracion, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado: cifrado TLS 1.3 en transito, cifrado AES-256 en reposo para datos sensibles, control de acceso basado en permisos, auditoria de accesos, copias de respaldo y plan de continuidad.

9. Vigencia y modificaciones

Esta politica entra en vigencia desde la fecha de su publicacion. La Institucion puede modificarla cuando lo considere necesario; los cambios sustanciales se comunicaran a los titulares con al menos 10 dias habiles de antelacion.

10. Autoridad de control

La autoridad competente para conocer reclamaciones sobre proteccion de datos es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC): www.sic.gov.co — Carrera 13 # 27-00, Bogota D.C.